Blogi

Paikallishallinnot hallinnoivat valtavia määriä digitaalisia aineistoja – julkisesta viestinnästä sisäisiin resurssien jakoon. Hyvin toteutettu mediapankki varmistaa tehokkuuden, säädösten noudattamisen ja saavutettavuuden jolla aikaansaadaan keskeisiä etuja, kuten:

✅ Virtaviivaistettu sisältöjen hallinta paremman julkisen sitoutumisen vuoksi
✅ Keskitetty pääsy aineistoihin eri osastojen välillä
✅ Säädösten, kuten arkistointia ja tietosuojaa koskevien vaatimusten noudattaminen

Kunnallishallinnossa mediapankki voi olla hyödyllinen työkalu monilla eri tavoilla, kun paikallisuus, ihmiset ja prosessit voidaan linkittää yhteen tehokkaasti. Esimerkiksi kunnan virastot ja toimielimet voivat tallentaa ja jakaa asiakirjoja ja muita tärkeitä dokumentteja mediapankin kautta. Mediapankki tarjoaa helpon pääsyn erilaisiin kuviin ja videoihin, jotka liittyvät kunnan toimintaan ja tapahtumiin. Julkishallinnossa pätevät samankaltaiset tarpeet ilman kuntien alueellisia rajoituksia.

Mitä ovat metadatat eli metatiedot ja mitä ne sisältävät?

Metatieto tekee digitaalisista aineistoistasi helppoja löytää, järjestää ja käyttää. Hyvä metatietojen hallinta on kuitenkin enemmän kuin pelkkä tunnisteiden lisääminen – kyse on rakenteen luomisesta, joka toimii käyttäjillesi, työnkuluillesi ja liiketoimintatarpeillesi.

Kun lataat kuva- ja videotiedostot esimerkiksi aineistonhallintasovellukseen, sovellus lukee kuvaan tallennetut metatiedot, kuten Exif, IPTC ja XMP. Niinpä sinun ei tarvitse syöttää niitä uudestaan tai erikseen, paitsi kun kuvissa ei tietoja löydy. Sisällön jalostaminen ja metatiedon täydentäminen on tärkeätä aineiston löytämisen kannalta.

Museot ja arkistot ovat siirtymässä yhä enemmän digitaaliseen maailmaan, jossa kokoelmien hallinta ja digitaalisen aineiston tehokas hyödyntäminen ovat keskeisessä roolissa. Perinteiset kokoelmanhallintasovellukset (CMS - Collections Management System) ovat olleet pitkään käytössä fyysisten esineiden ja dokumenttien hallinnassa. 

Generatiivinen tekoäly, kuten Open AI:n ChatGPT, Claude, Gemini ja muut mallit, voidaan linkittää kokoelmanhallinnan työnkulkuun useilla tavoin. Seuraavassa esimerkkejä siitä, miten tekoäly voisi auttaa museoiden kokoelmahallintaa sekä editointityössä että loppukäyttäjien hakuprosesseissa:

Kaupunkien ja kuntien, erityisesti niiden kulttuurilaitosten, viestintäosastojen, rakennusvalvonnan ja hallinnon haasteena on usein tehokkaan ja kustannustehokkaan sisällönhallintaratkaisun löytäminen. Monet kaupungit kamppailevat erillisten järjestelmien kaaoksen kanssa, jossa kokoelmanhallinta, mediahallinta ja tiedostojenhallinta toimivat erillisinä kokonaisuuksina. Tämän seurauksena resurssit, aika ja raha hajaantuvat, mikä johtaa tehottomuuteen ja ylimääräisiin kustannuksiin.