Toimiva mediapankki on tae sujuvan markkinointi- ja viestintäaineiston hallintaan ja korostaa osaltaan etätyön tärkeyttä nykymaailmassa. Toimiva DAM-mediapankki tarjoaa organisaatioille joustavuutta, tehokkuutta ja siten etulyönti aseman.

DAM-teknologioiden ja uusien työnkulkujen käyttöönottoon ei aina panosteta riittävästi eikä siinä siksi aina onnistuta monessa organisaatiossa.

Vaikka uudet työkalut on hankittu markkinoinnin, organisaation ja asiakaspalvelun tukemiseksi, niitä harvoin käytetään toivottavissa määrin ja läpi organisaation yhtenäisesti. Itse asiassa DAM:n ikivanha ongelma on ollut sen käytön omaksuminen organisaatiossa henkilötasolla. Monet käyttäjät tarvitsevat edelleen apua oikean sisällön löytämisessä.

Syynä tähän voi olla niinkin yksinkertainen asia kun että organisaatiossa ei ole päätetty siitä, miten oikeasti menetellään visuaalisten tiedostojen kanssa. DAM-mediapankkisovellus on kyllä sovittu hankittavaksi, ehkäpä jopa jo tilattuna tai mahdollisesti jo asennettuna tai käyttöönotettuna, mutta keskeinen haaste on lähes poikkeuksetta työnkulkujen muutosten jalkauttaminen organisaatiossa, muun muassa osaamiseksi, prosesseiksi, työnkuluiksi. 

Digitaalinen aineistonhallinta on tärkeämpää kuin koskaan. Mediapankki-työkaluna on tarkoitettu organisaation työkaluksi. Monet asiantuntijaartikkelit ja tutkimukset osoittavat että huono käyttäjäkokemus on tunnistettu epäonnistuneiden vajavaisten DAM-toteutusten pääasialliseksi syyksi, eli jos pystymme tarjoamaan merkittävästi paremman käyttökokemuksen, parannamme käyttöönottoa.

Tutustu SaaS-pohjaiseen MediaBank ratkaisuumme tästä

Tehottomat toimintamallit rasittavat organisaatioita turhaan

Kaksi yleistä sisältöön liittyvää ongelmaa, joita näemme tänään ja joita GenAI-teknologiset mahdollisuudet vain pahentavat, ovat sisällön tuhlaus ja sisällön käyttö. Sisällön hallinnan osalta kurinalaisten työnkulkujen jalkauttaminen on niitä osia, johon myös edellytetään johdon sitouttamista jotta organisaation muutosvastarinta saadaan kevennettyä ja saadaan tekijät motivoituneiksi sen tuomista hyödystä. Jos näin ei tehdä, mediapankkisovellus ei maksa itseään helposti takaisin, ja voi pahimmassa tapauksessa jäädä epäonnistuneeksi hankkeeksi.

Yritysjohtajat ymmärtävät kyllä, mitä asiakaskokemuksen kehittämiseksi tulisi tehdä, mutta muutosten läpivieminen käytännössä on usein tavoitteiden saavuttamisen esteenä.

Vajaalla käytöllä olevat ohjelmistot ovat taakka yritykselle

Oletko koskaan ostanut ohjelmistosovellusta, jota on käytetty alle 20%? Syy mediapankin vajaakäyttöön voi olla henkilöstön osaamisen puute, joka usein pohjautuu kehnoon käyttöönottoprosessiin.

Oikean DAM (Digital Asset Management) -järjestelmän ostaminen kitkattoman monikanavaisen asiakaskokemuksen mahdollistamiseksi on tärkeä päätös. Yritykset panostavat merkittävästi uusien asiakkaiden tavoitteluun ja hankintaan, mutta monelta yritykseltä puuttuu selkeät systemaattiset tavat kohdentaa asiakaspalvelua olemassa oleville asiakkaille sekä omalle henkilökunnalle.

Jos ohjelmistot ja työkalut eivät ole henkilöstön aktiivisessa käytössä, tai niitä käytetään tehottomasti, se heijastuu myös työn laatuun ja voi näyttäytyä henkilötasolla esimerkiksi kiireen tuntuna. Myös ohjelmistoinvestointien takaisinmaksuaika pitenee, sillä vajaalla käytöllä uudet ohjelmistot eivät tuo sitä liiketoimintahyötyä organisaatiolle, mitä ohjelmiston hankintavaiheessa ollaan laskettu. Usein ohjelmistojen vajavaiseen käyttöön liittyy myös piilokustannuksia, kuten kapasiteettiin liittyvät jatkuvat kulut.

Mitä digitaalisen aineiston- hallinnan käyttöönotto vaatii?

Uusien teknologioiden käyttöönottoihin ja tarvittavaan osaamiseen panostaminen nostaisivat monen yrityksen kilpailukyvyn ja tuottavuuden uudelle tasolle. Työntekijöiden motivointi, rohkaiseminen ja selkeä vastuun ottaminen ovat tärkeitä asioita, samoin tiimien välisten kommunikaation esteiden poistaminen ja yhteisten toimintamallien selkeyttäminen.

DAM-käyttöönotto tulee entistä kriittisemmäksi  lisääntyneen käytön ja sisältöjen myötä. DAMin määritelmä on oikeastaan enemmän prosessi kun sovellus tai palvelu. Riippumatta käyttämistänne mediapankkista tai työkalut eivät ratkaise, vaan ihmiset ratkaisevat menestyykö yrityksen tiedostonhallinnan toiminta. Sen lisäksi tarvitset selkeän ohjeistuksen, toimintaprosessin, osaamista ja oikein digitoitua aineistoa.

Lue blogistamme: Sisältöjen löydettävyys perustuu DAM-mediapankissa luokitteluun, metatietoihin ja taksonomiaan.

Onnistuminen edellyttää käyttäjien sitoutumista pelisääntöihin ja oikein valmisteltua kuranttia sisältöä sekä kokenutta aineistonhallinnan toimittajaa tukena ja apuna käyttöönotossa. Digitaalisen aineistonhallinnan tärkeimpiä asioita on uusien toimintamallien jalkauttaminen.

Näin varmistat henkilöstön osaamisen kehittämisen ohjelmiston käyttöönottoprojektissa

1. Liiketoimintajohto sitoutetaan ohjelmiston/palvelun hankintaan. Samalla kartoitetaan, miten nykyisiä toimintatapoja ja -malleja kehitetään uuden ohjelmiston avulla.
2. Kuvaa nykytila ja määrittele haluttu toimintatapa konfigurointia varten.
3. Rakenna loppukäyttäjälähtöinen koulutusputki, jolla varmistetaan ohjelmiston tehokas käyttö.
4. Mahdollista jatkuva oppiminen ja osaamisen kehittäminen esimerkiksi portaalin avulla.

DAM ei saisi jäädä pelkäksi "kuva-arkistoksi"

DAM:in pitäisi toimia selkärankana kaikille organisaation toiminnoille. Monet DAM-sovellukset toimivat edelleen pelkkinä kuvapankkeina joihin käyttäjät “arkistoivat” kuvatiedostot. Tämäkin on toki hyväksyttävää joissain tilanteissa, mutta silloin mediapankki-ratkaisu toimii vain säästöliekillä.

DAM ei kuitenkaan pitäisi olla vain materiaalien säilyttämistä, vaan ennen kaikkea aineistojen hyödyntämistä tehokkaasti. Jos visuaaliset tiedostot ovat keskitetyllä paikalla, pääsevät työntekijät hakemaan aineistoja käyttöönsä suoraan järjestelmästä.
Periaatteena on tallentaa tiedosto vain kerran sovellukseen, jonka jälkeen käyttäjät ja sovellukset pääsevät käsiksi hyväksyttyyn materiaalin ja tarjotaan sisältö uusiokäyttöön.

DAM-sovelluksille löytyy valmiit API-rajapinnat vakiotoiminnallisuuksilla, jotka sitten integroidaan haluttuihin sovelluksiin. Integraatioiden kautta ajantasaiset tiedot on samalla käytettävissä myös muissa järjestelmissä. Tietoa jaetaan molemminpuolisesti, eli tietoa joko tuotetaan taustajärjestelmästä tai viedään aineistonhallinta-palvelusta taustajärjestelmiin.

Parantamalla käyttökokemusta aikaansaadaan uskomaton vaikutus 
 

Mediaportaalit tarjoavat sisältöä kontekstissa, joka on intuitiivista ja helppokäyttöistä käyttäjille, ja olemme nähneet, että sillä on uskomaton vaikutus DAM-käyttöön. Teemme tiivistä yhteistyötä asiakkaidemme ja DAM-järjestelmien kanssa ratkaistaksemme "en löydä mitä tarvitsen" -ongelmaa entistä kehittyneemmillä vaihtoehdoilla järjestää sisältö käyttövalmiiksi tapauskohtaisiin portaaleihin DAM-sovelluksen sisällä.

Meitä pyydetään usein luomaan mukautettuja mikrosivustoja, kuten mediaportaaleja,  tai integroimaan niitä työkaluihin, jotta voimme tarjota sisältöä tiettyyn käyttötapaukseen käyttäjille paljon intuitiivisemmassa kontekstissa. Käyttäjille ei tarjota arkisto josta voi hakea tietoa, vaan ideana on tarjota vain sitä sisältöä, mitä kohderyhmä tarvitsee siistissä brändätyssa ja helppokäyttöisessä käyttöliittymän muodossa kuten

• Brändiportaali, jossa on logoja, kuvia, merkkivärejä tai täydellisiä tuotemerkkiohjeita
• Tuotesarja, joka tarjoaa kaiken loppukäyttäjävalmiuden tiettyyn tuotteeseen ja selkeät käyttöohjeet brändin mukaiseen käyttöön.
• Tapahtumaportaali eri ajankohtaisiin tilanteisiin

Lue blogistamme: Mediaportaalilla palvelet jälleenmyyjiä, partnereita ja lehdistöä tehokkaasti

Sisältöä ylläpidettävä selektiivisesti

DAMissa sisällön ylläpitäjät ovat useimmiten harvassa, ja hyvä niin. Organisaatiossa olisi hyvä löytyä henkilö tai henkilöt vastaamaan sovelluksesta ja ottamaan koppi jo prosessin käyntiin saattamiseksi. Sisällön ylläpitäjällä tulee olla riittävän laaja käsitys yrityksen toiminnasta ja aineistojen käytön tarpeesta organisaation omassa toimintaympäristössä.

On suositeltavaa rakentaa palvelu omien työnkulkujen pohjalta. Sitä vähemmän turhauttavaksi metatietojen sisään syöttö tehdään, sen varmemmin yrityksessä halutaan osallistua sisällön ylläpitoon. Heti alussa tulee hyväksyä palvelun jatkuvaa muutostarvetta tilanteiden muuttuessa eikä tunkea sitä kaikkien henkilöiden niskaan.

Sisällön osalta yllä mainittujen kurinalaisten työnkulkujen jalkauttaminen on niitä osia, johon myös edellytetään johdon sitouttamista jotta organisaation muutosvastarinta saadaan kevennettyä ja tekijät saadaan motivoitua palvelun hyödyistä. Ellei näin tapahdu ei aineistonhallintasovellus maksa itseään huonosti takaisin, ja epäonnistuu todennäköisesti hankkeena.

Vanhan aineiston perkaaminen auttaa uuden palvelun pystyttämistä.

Digitaalisen aineistonhallinnan käyttöönotto on myös oivallinen hetki arvioida vuosien varrella kertynyttä materiaalia ja toimintatapaa. Tarvitaanko varmasti kaikkia vuosien takaisia aineistoja aktiivikäytössä vai arkistoidaanko ne yritykseen historiatietona?

Kuvat, joiden käyttöoikeuksista ei ole enää tietoa, on syytä laittaa "arkistoon ei julkisina" koska kuvien julkaisemisessa voi olla riskejä jo koska sisältöä hoitaneet henkilöt ovat vaihtuneet? Sisältö kannattaa perata, jotta uusi ajankohtainen ja vahvistettu sisältö palvelussa tulee tehokkaasti koko organisaation hyödynnettäväksi. Ohjesääntönä voisi pitää sisällön läpikäyntiä 6-12 kk välein, jotta ei synnytetä kuuluisaa roskapankkia.

Mediapankki on yritystyökalu, jonka avulla yrityksen työntekijät voivat järjestää ja toimittaa sisältöä tarvitseville osapuolille ja asiakkaillesi oikeaan aikaan. 

Communication Pro ei ainoastaan tarjoa kattavaa ratkaisua mediahallinnan ja tiedostojenhallinnan haasteisiin, vaan myös mahdollistaa organisaatiolle merkittävät kustannussäästöt sen eri yksiköille yhdessä ja erikseen. Communication Pro:lla on tarvittava kokemus tarjota teille sopiva ratkaisu ja yhdistää palvelu turvallisesti ja tehokkaasti muihin sovelluksiin.

Tutustu palveluumme tästä.

Tutustu SaaS-pohjaiseen MediaBank ratkaisuumme tästä