Kulttuuriperinnön, kirjastojen, arkistojen ja museoiden (GLAM) erityisalalla kokoelmien, esineiden, mediatiedostojen ja niiden metadatan hallinta on keskeinen tehtävä. Perinteisesti kokoelmien hallintajärjestelmät (CMS) ja digitaalisen aineiston hallintajärjestelmät (DAM) ovat toimineet erillisinä, mikä on johtanut tehottomuuteen ja epäjohdonmukaisuuteen.

Asiakkaidemme palautteiden pohjalta olemme yhdistäneet kokoelmanhallinnan, luetteloinnin ja mediahallinnan yhdeksi toimivaksi kokonaisuudeksi.

Näiden järjestelmien yhdistäminen yhdeksi yhtenäiseksi alustaksi tarjoaa kuitenkin useita etuja kun verrataan vaikkapa molempien sovellusten integrointia tai vaikkapa organisaation verkkokansioiden käyttöä tiedostojen hallintaan, sujuvoittaen hallintaprosesseja ja parantaen sekä toiminnallista että kustannus-tehokkuutta.

CMS:n ja DAM:in yhdistäminen yhdeksi alustaksi ei ole vain strateginen päätös toiminnallisen tehokkuuden kannalta, vaan myös taloudellisesti järkevä valinta. Se tuo merkittäviä säästöjä ohjelmisto-, koulutus- ja ylläpitokustannuksissa samalla kun se parantaa tehokkuutta kulttuuriperinnön hallinnassa ja jakamisessa.

Yhtenäisen järjestelmän edut

Parannettu käytettävyys ja organisatorinen tehokkuus

Yhdistetty järjestelmä toimii keskusvarastona kaikille fyysisille ja digitaalisille objekteille, yksinkertaistaen pääsyä ja hallintaa. Metadatan yhtenäinen soveltaminen kaikkiin aineistoihin parantaa löydettävyyttä ja luokittelua, tehden järjestelmästä tehokkaamman ja käyttäjäystävällisemmän.

Parannettu tutkimus, julkaisu ja yleisön sitoutuminen

Yhtenäinen järjestelmä tukee yksityiskohtaisia tietueita ja esineiden digitaalisia esityksiä, jotka ovat välttämättömiä tutkimus- ja koulutustarkoituksiin. Se helpottaa myös digitaalisten kokoelmien julkaisemista verkossa, lisäten laitoksen omaisuuksien näkyvyyttä ja edistäen yleisön sitoutumista.

Sujuvoitetut kulttuuriperinnön työprosessit

Kulttuuriperinnön ympäristöissä ominaisuudet, kuten esineiden seuranta, kunnon raportointi ja näyttelynsuunnittelu, hallitaan tehokkaammin yhdistetyn järjestelmän kautta. Tämä vähentää virheitä ja päällekkäisyyksiä prosesseissa, kuten hankinnassa, luetteloinnissa, säilytyksessä ja lainauksessa.

Markkinointi ja yleisöyhteydet

Fyysisten ja digitaalisten kokoelmien narratiivien yhdistäminen mahdollistaa tehokkaan tarinankerronnan ja näyttelysuunnittelun. Digitaalisten omaisuuksien hyödyntäminen markkinoinnissa parantaa laitoksen online-läsnäoloa ja ulottuvuutta, edistäen suurempaa yleisön sitoutumista. Tämä mahdollistaa mediatiedostojen, kuten lehdistötiedotteiden, kuvamateriaalin ja sosiaalisen median sisältöjen, hallinnan yhdessä keskitetyssä järjestelmässä joka tajoaa nopeamman pääsyn ja paremman hallinnan markkinointimateriaaleihin,

Kustannustehokkuus ja tehokkuus

Yhden järjestelmän käyttö useiden sijaan vähentää ohjelmisto- ja koulutuskustannuksia. Se myös alentaa teknisiä esteitä henkilöstölle ja tarjoaa integroidut analytiikkatyökalut, auttaen strategisessa suunnittelussa ja päätöksenteossa. Tämä ei ainoastaan tehosta tiedon jakamista ja säilyttämistä, vaan myös vähentää kustannuksia ja aikaa samalla vähentäen tarvetta useille erillisille ohjelmistoille.

Taloudelliset vaikutukset

Vähennetyt ohjelmisto- ja ylläpitokustannukset

Yhdistettyt yhtenäiset järjestelmät vähentävät kustannuksia, jotka liittyvät useiden ohjelmistoratkaisujen hankintaan, lisensointiin ja ylläpitoon, sekä erillisten järjestelmien integroinnin ja päivittämisen kustannuksiin.

Toiminnallinen tehokkuus ja strateginen taloudellinen suunnittelu

Yhden järjestelmän käyttö vähentää koulutusaikaa ja -kustannuksia ja tekee IT-kulujen taloudellisesta suunnittelusta ennakoitavampaa ja läpinäkyvämpää. Sen skaalautuvuus varmistaa, että se voi kasvaa laitoksen mukana, välttäen tulevaisuuden investoinnit uusiin järjestelmiin. Alustamme helpottaa tietohallinnon työkuormaa ja parantaa tehokkuutta.

Lue lisää blogistamme: Uudella tiedonhallintasovelluksella säästöjä kaupungeille ja kunnille.

Yhdistetty CMS- ja DAM-ratkaisu ei ainoastaan palvele kulttuuri- ja taidehallintoa, vaan myös viestintä-, rakennus- ja HR-osastoja. Säästätte aikaa ja rahaa, kun keskitätte kaikki tarpeenne yhteen järjestelmään. Ota askel kohti tulevaisuuden kaupunkien hallintaa.

Yhdistetty DAM ja CMS, eli digitaalinen aineistonhallinta ja kokoelmanhallinta, on tehokas yhdistelmä

Kaikki digitaalisen omaisuuden hallintajärjestelmät (DAM) eivät ole samanarvoisia. Luottaminen sellaiseen DAM:iin, jonka tietomallia ei ole kehitetty tai sitä ei voida muokata museoiden erityistarpeita varten, voi johtaa ajanhukkaan, viallisiin prosesseihin ja henkilöstön turhautumiseen, koska siitä puuttuu toimialakohtaisia ominaisuuksia ja toimintoja.

CollectionPro:n CMS jakaa tietokantansa CollectionPro:n DAM:in kanssa ja on alan johtava tiedonhallintajärjestelmä. Nauti tästä saumattomasta tietojen synkronoinnista ja hallinnasta. Kolmannen osapuolen integrointia ei tarvita erikseen.

Tutustu edistykselliseen yhdistettyyn CollectionPro kokoelman- ja digitaalisen ainaistonhallinnan ratkaisuun tästä

Jos organisaatiossanne ei ole vielä DAM:ia tai käytät yleistä kolmannen osapuolen kuvapankki-ratkaisua, kannattaa harkita CollectionPro:ta, joka on tarkoitettu tukemaan kulttuuriperinnön työvaiheita ja alan ammattilaisia. CollectionPro:n avulla rakennat parempia työnkulkuja.

CollectionPro on ihanteellinen DAM digitaalisen aineiston työnkulkujen ja kokoelmien luomiseen ja hallintaan. Tehosta museosi DAM-strategiaa hyödyntämällä vankkoja, tuotteen sisäisiä työnkulkuja CollectionPro:ssa tai rakentamalla ja mukauttamalla omasi. Tämä lähestymistapa mahdollistaa GLAM-laitosten keskittymisen enemmän resurssejaan ydintehtäväänsä, tehden siitä kestävän ja kustannustehokkaan strategian.