Museot ja arkistot ovat siirtymässä yhä enemmän digitaaliseen maailmaan, jossa kokoelmien hallinta ja digitaalisen aineiston tehokas hyödyntäminen ovat keskeisessä roolissa. Perinteiset kokoelmanhallintasovellukset (CMS - Collections Management System) ovat olleet pitkään käytössä fyysisten esineiden ja dokumenttien hallinnassa.
Generatiivinen tekoäly, kuten Open AI:n ChatGPT, Claude, Gemini ja muut mallit, voidaan linkittää kokoelmanhallinnan työnkulkuun useilla tavoin. Seuraavassa esimerkkejä siitä, miten tekoäly voisi auttaa museoympäristössä sekä editointityössä että loppukäyttäjien hakuprosesseissa kokoelmahallinnan puolella:
Mediapankin suostumuksen hallinnan työnkulut ovat keskeisessä asemassa henkilötietojen, kuten kuvien ja videoiden, käsittelyssä. Tällaiset järjestelmät tarjoavat keinoja suostumuksen keräämiseen, dokumentointiin, seurantaan ja peruuttamiseen GDPR:n vaatimusten mukaisesti. Käydään läpi, miten nämä työnkulut toimivat ja mitä aikajanaa suostumuksen antamiselle ja voimassaololle tulisi noudattaa. Lisäksi esittelemme käytössä olevia tekniikoita suostumuksen hallinnassa.
DAM-mediapankkien teknologioiden tuomien uusien työnkulkujen valintaan ei aina panosteta yrityksissä riittävästi eikä siinä siksi aina organisaatioissa onnistuta.
Syynä tähän voi olla niinkin yksinkertainen asia kun että organisaatiossa ei ole päätetty siitä, miten oikeasti menetellään visuaalisten tiedostojen kanssa. Keskeinen haaste on lähes poikkeuksetta vaikeus valita sopiva ratkaisu ja tämän jälkeen työnkulkujen muutosten jalkauttaminen organisaatiossa, muun muassa osaamiseksi, prosesseiksi, työnkuluiksi. Usein organisaatioiden valintaprosessit ja valinnan perusteet vaihtelevat kovinkin paljon.
Kulttuuriperinnön, kirjastojen, arkistojen ja museoiden (GLAM) erityisalalla kokoelmien, esineiden, mediatiedostojen ja niiden metadatan hallinta on keskeinen tehtävä. Perinteisesti kokoelmien hallintajärjestelmät (CMS) ja digitaalisen aineiston hallintajärjestelmät (DAM) ovat toimineet erillisinä, mikä on johtanut tehottomuuteen ja epäjohdonmukaisuuteen.
Asiakkaidemme palautteiden pohjalta olemme yhdistäneet kokoelmanhallinnan, luetteloinnin ja mediahallinnan yhdeksi toimivaksi kokonaisuudeksi.
