Museot ja arkistot ovat siirtymässä yhä enemmän digitaaliseen maailmaan, jossa kokoelmien hallinta ja digitaalisen aineiston tehokas hyödyntäminen ovat keskeisessä roolissa. Perinteiset kokoelmanhallintasovellukset (CMS - Collections Management System) ovat olleet pitkään käytössä fyysisten esineiden ja dokumenttien hallinnassa.
Generatiivinen tekoäly, kuten Open AI:n ChatGPT, Claude, Gemini ja muut mallit, voidaan linkittää kokoelmanhallinnan työnkulkuun useilla tavoin. Seuraavassa esimerkkejä siitä, miten tekoäly voisi auttaa museoiden kokoelmahallintaa sekä editointityössä että loppukäyttäjien hakuprosesseissa:
Tehokas digitaalinen aineistonhallinta (DAM) hyödyttää organisaatiota monella eri tavalla. Kokosimme tähän kirjoitukseen viisi kenties suurinta hyötyä, joita aineistonhallintajärjestelmä voi organisaatiollesi tuottaa.
Kaupunkien ja kuntien, erityisesti niiden kulttuurilaitosten, viestintäosastojen, rakennusvalvonnan ja hallinnon haasteena on usein tehokkaan ja kustannustehokkaan sisällönhallintaratkaisun löytäminen. Monet kaupungit kamppailevat erillisten järjestelmien kaaoksen kanssa, jossa kokoelmanhallinta, mediahallinta ja tiedostojenhallinta toimivat erillisinä kokonaisuuksina. Tämän seurauksena resurssit, aika ja raha hajaantuvat, mikä johtaa tehottomuuteen ja ylimääräisiin kustannuksiin.
Museot voivat esitellä näyttelyjään ja museotaan virtuaalisesti monin eri tavoin, ainakin mikäli he ovat ottaneet mediapankin käyttöön hallitsemaan mediatiedostojaan.
Alla 6 esimerkkiä: